Щотижнева робоча нарада

Щотижнева робоча нарада

13 листопада 2017 року в залі засідань відбулася робоча нарада під головуванням голови райдержадміністрації Сергія Яцюка. На засіданні були присутні: Коломацький селищний голова Володимир Гуртовий, заступник голови райдержадміністрації, начальники управлінь і відділів райдержадміністрації, сільські голови, керівники установ та організацій району, ЗМІ.

На засіданні розглядалося питання про підсумки роботи архівного відділу районної державної адміністрації за 10 місяців 2017 року. За інформацією начальника архівного відділу Дубінки Л.Г за 10 місяців 2017 року надано 37 консультацій працівникам архівних підрозділів організацій, з них: в архіві- 23, в установі -фондоутворювачі - б, по телефону - 8. Проведено 2 семінари для осіб, відповідальних за архів та діловодство на підприємствах, установах і організаціях, з питань архівної справи та діловодства, на яких були присутні 53 особи.

На особистому прийомі начальником архівного відділу за звітний період прийнято 59 громадян, виконано 67 запитів, в тому числі: 46 запитів соціально- правового характеру, 14 - майнових, 7 - тематичних запити. Тематика соціально-правових запитів, що переважала у звітному періоді, - це отримання довідок про стаж.

Протягом звітного періоду зареєстровано 98 документи, які надійшли для розгляду на ЕК архівного відділу.

За 10 місяців проведено 8 засідань ЕК архівного відділу, на яких схвалено: 4 положення про ЕК і 4 положення про архівні підрозділи підприємств, установ і організацій. На засіданнях ЕПК Державного архіву Харківської області схвалено описів на управлінську документацію в кількості 555 од.зб., погоджено описів справ з особового складу на 178 од.зб., 4 номенклатури справ, а також акти про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, терміни зберігання яких закінчилися.

Начальником архівного відділу прийнято участь у роботі семінару з підвищення кваліфікації працівників архівних відділів районних державних адміністрацій, який проводився у березні місяці Державним архівом Харківської області,

Згідно Плану перевірки наявності, стану та руху документів НАФ на 2015- 2019 роки перевірено наявність та фізичний стан документів постійного зберігання в 11 архівних фондах, в загальній кількості 396 од.зб..

Розроблено План-графік упорядкування та приймання на постійне зберігання документів, що знаходяться в установах - джерелах комплектування документами НАФ архівного відділу рай держадміністрації понад встановлені роки, на 2017-2021 роки. На виконання названого Плану-графіку у 2017 році Архівним відділом підготовлено проект розпорядження голови районної державної адміністрації «Про упорядкування у 2017 році архівних документів підприємств, установ та організацій Списку №  1 Архівного відділу

Коломацької районної державної адміністрації Харківської області», який було прийнято і видане розпорядження за № 10 від 25 січня 2017 року. Протягом звітного періоду виконали назване розпорядження 5 установ, а саме: Коломацький районний центр зайнятості. Коломацька районна рада, Шляхівська і Покровська сільські ради, які повністю упорядкували документи, тобто, по 2014 рік включно, та відділ агропромислового розвитку Коломацької районної державної адміністрації, який провів упорядкування документів частково, по 2011 рік включно.

Відповідно до Плану-графіку прийнято на державне зберігання 307од.зб. управлінської документації від названих установ, а також в зв’язку з припиненням діяльності прийнято 12 од.зб. управлінської документації від Управління Держпродспоживслужби в Коломацькому районі.

Не виконали розпорядження щодо упорядкування документів в установлений термін 3 організації: відділ Держгеокадастру в Коломацькому районі, Коломацька районна державна лікарня ветеринарної медицини та СХОВ «Колос» с.Шелестове. Упорядкування документів в названих організаціях триває по цей час.

Архівним відділом розроблено і надано до Коломацької районної ради проект Програми розвитку архівної справи в Коломацькому районі на 2017- 2021 роки, яку затверджено рішенням XII сесії районної ради VII скликання від 16 березня 2017 року. На виконання названої Програми у 2017 році виділено кошти у загальній сумі 20,1 тис.грн., половину з яких уже освоєно, а саме: придбано архівні коробки (картонажі) для зберігання документів, горизонтальні жалюзі на вікно в робочій кімнаті приміщення архівного відділу, драбину- стремянку, інвентар для прибирання, офісний та ватманний папір, картонні папки, калькулятор та інші канцтовари.